Đức: đột phá công nghệ tư pháp – duyệt công chứng online qua video call, lập công ty chỉ trong 24 giờ

Đây không chỉ là tiện ích cho người dân mà còn là cú hích chiến lược biến Đức thành điểm đến số hóa hấp dẫn cho doanh nghiệp toàn cầu.

Một cột mốc pháp lý mới: Online‑Notar 24/7

Theo thông tin từ Bộ Tư pháp và Quốc hội Đức, năm 2022 Đức đã cho phép thành lập công ty TNHH (GmbH) hoàn toàn online qua hệ thống video call của Bundesnotarkammer, và đến 2026, phạm vi này được mở rộng mạnh mẽ sang các mô hình công ty phức tạp hơn như Công ty cổ phần (AG) và Công ty hợp danh cổ phần (KGaA).

Toàn bộ quy trình được chạy qua nền tảng công chứng trực tuyến chính thức của Bundesnotarkammer, nơi người tham gia chọn loại thủ tục, đăng ký tài khoản, hẹn hẹn “online termine” và hoàn thành mọi bước trong một giao diện video được mã hóa, có tính bảo mật cao về dữ liệu và chống thao tác.

Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC

Lập công ty 24 giờ: Mục tiêu “đi trước một bước”

Mục tiêu chính trị rõ ràng của dự luật năm 2026 là giúp Đức trở thành “điểm đến dễ kinh doanh bậc nhất” ở châu Âu, với tham vọng cho phép hầu hết doanh nghiệp hoàn tất quy trình đăng ký chỉ trong 24 giờ, nếu hồ sơ đúng và hoàn chỉnh.

Để làm được điều này, hệ thống kết nối dữ liệu giữa Văn phòng công chứng, Cơ quan đăng ký kinh doanh (Handelsregister), Cục thuế và cơ quan quản lý tài chính sẽ được số hóa xuyên suốt, loại bớt các bước “đi tới đi lui” vốn tốn thời gian và giấy tờ.

Giới hạn và phạm vi số hóa: Những gì “được” và “không được” làm online

Theo lập trường của Bundesnotarkammer, số hóa chỉ được áp dụng cho các thủ tục mang tính đồng thuận, không tranh cãi, như:

• Thành lập mới công ty (GmbH, AG, KGaA, UG, ...).

• Đăng ký/sửa đổi điều lệ, tăng/giảm vốn góp trong điều kiện tất cả bên liên quan thống nhất.

• Đăng ký và sửa đổi các Firmenbuch, Handelsregister, Stiftungsregister (đăng ký quỹ từ thiện, quỹ cứu trợ).

Ngược lại, các giao dịch phức tạp, có tiềm ẩn tranh chấp hoặc rủi ro ép buộc vẫn phải thực hiện trực tiếp tại văn phòng, ví dụ:

• Mua bán, chuyển nhượng cổ phần công ty (GmbH‑Geschäftsanteilsabtretungen).

• Thủ tục phân chia tài sản gia đình, thừa kế, ly hôn hoặc các hợp đồng có rủi ro cao về quyền lợi người yếu thế.

Lý do là chất lượng âm thanh và góc quay camera trong video call có thể bóp méo tín hiệu phi ngôn ngữ, gây khó khăn cho công chứng viên trong việc phát hiện áp lực, thiếu thông tin hoặc mâu thuẫn trong các bên.

Ủy quyền số – “Đổi dữ liệu lấy quyền lợi”

Một điểm then chốt trong bước số hóa 2026 là quy định ủy quyền hoàn toàn bằng văn bản điện tử, trong đó công chứng viên có thể xác thực danh tính trực tiếp qua camera hệ thống, không cần giấy tờ giấy.

Các loại giấy ủy quyền số chính được mở rộng bao gồm:

• Ủy quyền tham gia Đại hội cổ đông (Aufsichtsrat/Beschlussfassung) của các AG.

• Ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký vào Handelsregister, Vereinsregister, Stiftungsregister.

• Ủy quyền cho bên đại diện ký kết các hợp đồng pháp lý khác, nếu luật không yêu cầu “ký trực tiếp”.

Toàn bộ hồ sơ này sẽ được lưu trữ dưới dạng “Niederschrift” điện tử gốc, có giá trị pháp lý tuyệt đối, không cần scan giấy in về sau, qua đó giảm đến 70–80% thao tác quét, in, gửi bưu điện.

Giảm nút thắt cho nhà đầu tư quốc tế

Trước đây, nhà đầu tư nước ngoài thường phải thực hiện quy trình “giấy tờ dài nhịp”:

1. Ký giấy tờ tại nước mình,

2. Xin chứng nhận lãnh sự (Apostille) hoặc legalization,

3. Gửi hoặc mang trực tiếp sang Đức để nộp tại cơ quan có thẩm quyền.

Từ 2026, với quy định mới cho phép ủy quyền online qua video call, các nhà đầu tư chỉ cần:

• Kết nối với công chứng viên Đức trên nền tảng chính thức.

• Xác thực danh tính bằng camera, thẻ căn cước điện tử hoặc eID, tùy theo quốc tịch.

• Ký điện tử trực tiếp trên tài liệu chuẩn, được lưu lại trên hệ thống Handelsregister‑anbindung.

Điều này rút ngắn thời gian “đóng vốn” và giúp dòng vốn quốc tế lưu thông nhanh hơn vào hệ sinh thái doanh nghiệp Đức, đặc biệt là các startup công nghệ và quỹ đầu tư.

Đăng ký quỹ trực tuyến và phòng chống rủi ro tài chính

Dự luật mở rộng không chỉ dừng ở doanh nghiệp, mà còn bao gồm cả hệ thống Stiftungsregister (đăng ký quỹ, quỹ từ thiện, quỹ cứu trợ).

Hệ thống Stiftungsregister online yêu cầu:

• Xác thực danh tính số của người thành lập, đại diện quỹ, ban giám sát.

• Kiểm tra chéo dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc tế về trừng phạt kinh tế, danh sách blacklisted, AML‑KYC.

Việc buộc đăng ký quỹ trực tuyến đồng nghĩa với việc các quỹ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về minh bạch tài chính, chống rửa tiền, giúp cơ quan nhà nước dễ theo dõi luồng tiền lớn và giảm rủi ro bị lợi dụng cho các mục đích phi pháp.

Bộ lọc “công chứng viên” – Tránh sập system và bảo vệ người dân

Một trong những điểm cực kỳ thực tế trong phản hồi của Bundesnotarkammer với Chính phủ là cảnh báo về “nguy cơ quá tải mạng” vào các ngày lễ lớn.

Cụ thể, Hội đồng công chứng đề xuất:

• Bắt đầu các điều khoản chính về doanh nghiệp và đăng ký online vào ngày 01/10/2026 (đầu Quý IV), để các doanh nghiệp có thể khớp với chu kỳ sổ sách kế toán và báo cáo thuế.

• Đối với đăng ký quỹ trực tuyến, ngày hiệu lực ban đầu được dời từ 01/01/2028 sang 03/01/2028, nhằm tránh “Tết Dương lịch” (01/01) khi hệ thống kỹ thuật và nhân sự bảo trì thường hoạt động ở mức tối thiểu, giảm nguy cơ nghẽn mạng hoặc sập server.

Quy hoạch này cho thấy Đức đang tiếp cận chuyển đổi số theo logic “điều hành dữ liệu” chứ không chỉ “đi theo mốt công nghệ”.

Phạm Hương - Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC

Theo: Bundestag/IHK