Ghi chép giờ làm tại Đức: quy định bắt buộc và rủi ro pháp lý người lao động cần biết

Tại Đức, việc ghi chép thời gian làm việc hàng ngày là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với hầu hết người lao động và chủ doanh nghiệp. Hiểu rõ quy định này giúp tránh được các khoản phạt nặng và rủi ro pháp lý không đáng có.

Nghĩa vụ pháp lý và đối tượng áp dụng

Đối với nhiều người lao động, đặc biệt là người Việt Nam từ Ukraina sang làm việc trong các lĩnh vực như nhà hàng và tiệm làm móng tại Đức, việc nắm rõ quy định về ghi chép thời gian làm việc là vô cùng quan trọng. Quy định này, hay còn gọi là Arbeitszeiterfassung, là một trách nhiệm pháp lý của cả người sử dụng lao động và người lao động nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ luật lao động.

Theo điều 17 của Luật lương tối thiểu (Mindestlohngesetz – MiLoG), người sử dụng lao động trong các ngành có nguy cơ cao về làm việc không khai báo như dịch vụ ăn uống, xây dựng, hay chăm sóc cá nhân phải ghi chép chính xác giờ bắt đầu, kết thúc và tổng thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên. Quan trọng hơn, một phán quyết của Tòa án Liên bang Đức (BAG) vào năm 2022 đã mở rộng yêu cầu này, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải có một hệ thống ghi nhận giờ làm việc.

Quy định này áp dụng cho mọi hình thức lao động, từ nhân viên toàn thời gian, bán thời gian cho đến những người làm công việc phụ theo mô hình "mini-job" với mức lương 520 Euro mỗi tháng. Dù trách nhiệm chính thuộc về chủ lao động, họ có thể ủy quyền cho nhân viên tự ghi chép và nộp lại hồ sơ.

Phương pháp và nội dung ghi chép

Việc ghi chép có thể được thực hiện bằng các phương pháp truyền thống như sổ giấy hoặc thông qua các hệ thống điện tử hiện đại. Dù sử dụng phương pháp nào, hồ sơ cũng phải bao gồm các thông tin cốt lõi như ngày làm việc, giờ bắt đầu (Arbeitsbeginn), giờ kết thúc (Arbeitsende), thời gian nghỉ giải lao (Pausen) và tổng số giờ làm việc trong ngày.

Một bản ghi chép hợp lệ cần thể hiện rõ ràng các mục thông tin này để cơ quan chức năng có thể kiểm tra khi cần thiết. Ngoài sổ sách, các doanh nghiệp và người lao động cũng có thể sử dụng các ứng dụng trên điện thoại (App) hoặc máy chấm công điện tử chuyên dụng (Zeiterfassungssystem) để quá trình ghi nhận được thuận tiện và chính xác hơn. Tất cả hồ sơ ghi chép thời gian làm việc cần được lưu giữ trong tối thiểu hai năm.

Hậu quả khi vi phạm và các trường hợp ngoại lệ

Việc không tuân thủ nghĩa vụ ghi chép thời gian làm việc có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Người vi phạm có thể đối mặt với khoản phạt tiền lên đến 30.000 Euro. Trong trường hợp Cơ quan Hải quan (Zollamt) tiến hành kiểm tra và phát hiện sai phạm, họ có thể truy cứu thêm các vấn đề liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội và thậm chí là trách nhiệm hình sự.

Tuy nhiên, luật pháp cũng có một số trường hợp ngoại lệ không bắt buộc phải ghi chép thời gian làm việc. Các trường hợp này bao gồm:

• Nhân viên có thu nhập cố định hàng tháng trên 4.461 Euro gộp (brutto).
• Nhân viên có thu nhập trên 2.974 Euro gộp mỗi tháng và duy trì mức này trong vòng 12 tháng liên tục.
• Các thành viên trong gia đình cùng làm việc trong doanh nghiệp.

Tóm lại, việc ghi chép giờ làm là bắt buộc và cần được thực hiện một cách nghiêm túc để bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và chủ doanh nghiệp tại Đức. Số giờ làm việc được ghi lại phải phản ánh đúng thực tế và trùng khớp với bảng lương để tránh mọi rủi ro pháp lý khi bị kiểm tra.

Thành Lộc ©Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC

 

 

---