Mẹo sắp xếp giấy tờ quan trọng không bao giờ bị lạc

Cuộc sống hiện đại ngày càng có nhiều thứ giấy tờ mà bắt buộc bạn phải lưu giữ. Theo thời gian thì số lượng ấy càng nhiều hơn. 

TINTUCVIETDUC.DE giới thiệu các bạn một số lời khuyên về việc sắp sếp giấy tờ, đặc biệt ở Đức là các Hợp đồng Bảo hiểm nhân thọ (Lebensversicherung), Giấy báo Tài khoản Hưu trí (Rentenbescheid)...

1. Chia các danh mục bằng màu khác nhau

Việc dùng nhiều màu sắc không những giúp bàn làm việc của bạn trông đáng yêu mà còn giúp bạn tìm kiếm đúng loại giấy tờ được nhanh chóng hơn. Ví dụ bạn có thể phân loại thư mục màu đỏ cho giấy tờ về y tế, màu xanh về giấy tờ các loại hóa đơn...

Như vậy, khi cần bạn chỉ cần tìm thư mục đúng màu loại giấy tờ mình cần thay vì lục tung tất cả lên.

2. Phân chia khu vực riêng cho trường lớp

Đừng để những chuyện tình cảm lẫn lộn lên khu vực bàn làm việc của bạn.

Hãy dành hẳn một ngăn riêng cho tài liệu về con cái và phân chia theo cấp học: mầm non, tiểu học, trung học..

3. Khu vực dành cho giấy tờ tạm thời

Danh sách kỳ nghỉ của gia đình, giấy mời tới dự lễ sinh nhật con đồng nghiệp... Có những giấy tờ bạn không phải tham khảo hàng ngày hàng giờ không có nghĩa là chúng không quan trọng.

Hãy xếp khu vực riêng cho các các hoạt động, sự kiện sắp diễn ra để đảm bảo bạn luôn biết chắc chuyện gì sẽ xảy ra trong những ngày tới.

4. Phân rõ bước làm tiếp theo

Đừng chỉ vứt tài liệu vào nơi cất giữ rồi quên mất chúng. Một người biết sắp xếp sẽ phân rõ những việc bạn đã làm hoặc cần làm tiếp theo với từng loại tài liệu, như vậy bạn sẽ biết rõ phải làm gì tiếp theo, và khi nào.

Các khu vực phân chia có thể như: tài liệu nào cần đọc, tài liệu nào cần vào tuần tới....

5. Vứt đi những gì không cần thiết

Bạn sẽ không muốn bị mất tài liệu quan trọng khi chúng bị kẹp xen lẫn giữa quá nhiều giấy tờ? Hãy hạn chế lưu lại những giấy tờ không cần thiết và quăng chúng đi.

Ví dụ các loại giấy tờ báo cáo ngân hàng đã quá 3 năm và bạn không còn có thể làm gì với chúng.

6. Cho tất cả vào một chiếc kẹp file 

Kẹp file có nhiều loại khác nhau và đều phát huy công dụng tuyệt vời trong việc bảo quản giấy tờ cho bạn. Loại kẹp file gồm các tờ giấy bóng trong suốt giúp bạn bảo quản giấy tờ bên trong sạch sẽ và không bị rơi vãi.

Một chiếc kẹp file càng cua giúp bạn có thể lưu trữ mọi loại giấy tờ chỉ bằng việc đục lỗ cho các tờ giấy và cài vào, việc lật giở tìm kiếm cũng vô cùng thuận tiện. 

7. Hoặc sử dụng nhiều chiếc kẹp file

Một chiếc cũng đủ, nhưng nếu bạn muốn chia nhỏ chúng ra để tiện cho việc mang đi sử dụng khi cần, bạn có thể sử dụng vài chiếc kẹp file cỡ mỏng hơn cho từng loại giấy tờ. Hãy nhớ sử dụng các màu sắc khác nhau để phân loại. 

8. Tạo khu vực để giấy tờ

Không phải lúc nào bạn cũng có thời gian để ngồi xuống bàn và đọc từng loại giấy tờ, vậy hãy tạo 1 khu vực để lưu giấy tờ cần thiết ở nơi đâu thuận tiện hoặc bạn sử dụng thường xuyên nhất, ví dụ trong phòng ăn. Bạn có thể tự làm những ô nhỏ để phân loại các loại giấy tờ, đâu là hóa đơn cần thanh toán, giấy tờ để lưu lại, hay giấy tờ cần viết thư lại trả lời, giấy mời họp...

Như vậy chỉ cần nhìn vào khu vực phân loại, bạn sẽ biết rõ mình cần làm gì một cách nhanh chóng. 

Khánh An - theo ZANOVI.COM

 

---