Nghĩa vụ thuế cho người làm tự do ở Đức: những gì thực sự phải đóng

Bài viết này giúp bạn đặt đúng viên gạch đầu tiên: mình là freiberufler hay gewerbetreibender, chịu những loại thuế nào và kleinunternehmer thật sự nghĩa là gì.

Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC

Freiberufler hay Gewerbe – câu hỏi quyết định ngay từ vạch xuất phát

Trong giao tiếp hàng ngày, “freelancer” thường được hiểu đơn giản là người làm việc độc lập cho khách hàng, không có hợp đồng lao động dài hạn. Tuy nhiên, luật thuế Đức phân loại chi tiết hơn và không dựa trên cách bạn tự gọi mình.

• freiberufler: là người thực hiện nghề tự do thuộc hoặc tương tự nhóm nghề tại §18 EStG – ví dụ hoạt động khoa học, nghệ thuật, viết lách, giảng dạy, bác sĩ, kỹ sư, kiến trúc sư, nhà báo, phiên dịch hoặc dịch thuật.
• gewerbetreibender: là người làm các hoạt động kinh doanh không được công nhận là nghề tự do, như thương mại, bán hàng trực tuyến, nhiều loại dịch vụ thủ công, môi giới hoặc vận hành cửa hàng.

Điểm quan trọng: việc bạn tự ghi “freelancer” hay “freiberufler” trên hồ sơ không quyết định kết quả cuối cùng; finanzamt sẽ xem xét bản chất công việc, bằng chứng hợp đồng và cách bạn thực sự thực hiện dịch vụ. 

Phân loại ban đầu còn có thể bị kiểm tra lại; nếu sau đó hoạt động bị xếp thành gewerbe, nghĩa vụ gewerbesteuer có thể phát sinh hồi tố.

Cả freiberufler và gewerbetreibender đều phải đăng ký với finanzamt qua fragebogen zur steuerlichen erfassung trên ELSTER. 

Người làm gewerbe thường còn phải đăng ký gewerbe tại cơ quan địa phương (gewerbeamt), trong khi freiberufler thường không cần gewerbeanmeldung.

Einkommensteuer – thuế trên lợi nhuận, không phải trên mọi khoản tiền vào tài khoản

Với cá nhân làm tự do, einkommensteuer là loại thuế cốt lõi. Điều quan trọng là phải hiểu: thước đo ở đây không phải toàn bộ tiền khách chuyển vào tài khoản, mà là lợi nhuận.

• lợi nhuận = doanh thu kinh doanh – chi phí kinh doanh được công nhận.
• Lợi nhuận này cộng với các nguồn thu nhập khác (lương, tiền cho thuê, thu nhập vốn…) để tạo thành thu nhập chịu thuế (zu versteuerndes einkommen) sau các khoản điều chỉnh và khấu trừ.

Từ năm 2026, grundfreibetrag cho biểu thuế cơ bản là 12.348 euro; phần thu nhập chịu thuế đến mức này có thuế suất 0%. Thuế suất biên bắt đầu từ 14% và tăng dần; mức 42% áp dụng từ khoảng 69.879 euro và 45% từ 277.826 euro thu nhập chịu thuế. 

Điều này nghĩa là einkommensteuer không đơn giản là “tôi đóng X% trên tổng tiền khách trả”.

Cần nhớ rằng: grundfreibetrag không phải “mức lợi nhuận miễn thuế riêng” cho hoạt động tự do; nếu bạn đã có lương hoặc thu nhập khác, tất cả đều cộng lại khi tính einkommensteuer. 

Sau lần quyết toán đầu tiên, finanzamt có thể ấn định các khoản thuế tạm nộp theo quý; vì vậy, tách một phần thu nhập vào tài khoản dự phòng ngay từ đầu là việc nên làm, thay vì đợi đến khi nhận steuerbescheid mới lo.

Umsatzsteuer – thuế trên giao dịch, không phải thuế trên lợi nhuận

Khác với einkommensteuer, umsatzsteuer (VAT) không đánh trên lợi nhuận mà đánh trên doanh thu từ giao dịch. Người kinh doanh thường cộng thuế này vào hóa đơn, thu từ khách hàng rồi nộp lại cho finanzamt, sau khi trừ vorsteuer hợp lệ từ các hóa đơn đầu vào.

• Thuế suất thông thường: 19% cho đa số hàng hóa và dịch vụ.
• Thuế suất giảm: 7% cho nhóm hàng hóa, dịch vụ được liệt kê cụ thể trong luật.
• Một số hoạt động có thể được miễn umsatzsteuer (ví dụ một số dịch vụ y tế hoặc giáo dục) nếu đáp ứng điều kiện trong UStG.

Việc dịch vụ cụ thể được áp dụng 19%, 7% hay miễn thuế không thể suy đoán chỉ dựa vào tên nghề; từng loại hình kinh doanh cần được kiểm tra riêng theo luật.

Kleinunternehmer – quy chế dễ bị hiểu nhầm nhất

Kleinunternehmerregelung theo §19 UStG là cơ chế dành cho doanh nghiệp có doanh thu nhỏ. Từ 01.01.2025, giao dịch trong nước có thể được miễn umsatzsteuer theo cơ chế này nếu:

• Tổng doanh thu của năm dương lịch trước không quá 25.000 euro.
• Tổng doanh thu của năm hiện tại không vượt quá 100.000 euro.

Nếu doanh thu năm hiện tại vượt 100.000 euro, giao dịch làm vượt ngưỡng sẽ phải chuyển sang chế độ thuế thông thường, và từ thời điểm đó bạn phải xuất hóa đơn có umsatzsteuer; phần doanh thu trước đó vẫn giữ quy chế kleinunternehmer.

Trong năm đầu hoạt động, việc áp dụng kleinunternehmerregelung dựa trên doanh thu thực tế, với giới hạn 25.000 euro. Bộ Tài chính Liên bang đã giải thích chi tiết các tình huống này trong hướng dẫn về kleinunternehmer cập nhật năm 2025.

Kleinunternehmer hoạt động như thế nào?

• Không cộng umsatzsteuer vào hóa đơn cho các giao dịch trong phạm vi cơ chế này.
• Không được khấu trừ vorsteuer từ hóa đơn đầu vào liên quan.
• Vẫn phải theo dõi doanh thu, lập hóa đơn đúng quy định và vẫn có thể phải chịu einkommensteuer, và nếu là gewerbe, cả gewerbesteuer.

Người kinh doanh có thể tự nguyện từ bỏ kleinunternehmerregelung để áp dụng chế độ umsatzsteuer thông thường; quyết định này theo §19 UStG thường ràng buộc trong ít nhất 5 năm. Lựa chọn này đáng cân nhắc nếu bạn có đầu tư ban đầu lớn, muốn khấu trừ nhiều vorsteuer hoặc khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp.

Ba hiểu lầm phổ biến về kleinunternehmer

• “kleinunternehmer được miễn mọi loại thuế” – sai; đây chủ yếu là quy chế của umsatzsteuer, không phải einkommensteuer hay gewerbesteuer.
• “ngưỡng tính theo lợi nhuận” – sai; §19 sử dụng gesamtumsatz, tức tổng doanh thu.
• “kleinunternehmer và freiberufler là một” – sai hoàn toàn; cả freiberufler lẫn gewerbetreibender đều có thể áp dụng kleinunternehmer nếu đáp ứng điều kiện doanh thu.

Gewerbesteuer – câu chuyện riêng của hoạt động gewerbe

Freiberufler được công nhận theo §18 EStG không phải đóng gewerbesteuer cho hoạt động nghề tự do. Ngược lại, người vận hành gewerbe có thể phải nộp loại thuế này cho địa phương nếu vượt ngưỡng.

• Đối với cá nhân kinh doanh và công ty hợp danh, §11 GewStG quy định freibetrag 24.500 euro gewerbeertrag mỗi năm.
• Steuermesszahl là 3,5% trên phần gewerbeertrag sau điều chỉnh và freibetrag.
• Kết quả được nhân với hebesatz do từng gemeinde quy định.

Ví dụ đơn giản: nếu gewerbeertrag sau các điều chỉnh là 30.000 euro, phần còn lại sau freibetrag là 5.500 euro. Với heebesatz giả định 400%, gewerbesteuer cơ bản là 5.500 × 3,5% × 400% ≈ 770 euro. Đây là ví dụ minh họa; gewerbeertrag trên thực tế có thể khác lợi nhuận kế toán do các khoản cộng và trừ theo GewStG.

Theo §35 EStG, cá nhân và thành viên công ty hợp danh có thể được giảm einkommensteuer dựa trên gewerbesteuer-messbetrag, trong giới hạn luật định và tối đa bằng số gewerbesteuer đã nộp. Điều này giảm bớt hiện tượng đánh thuế hai lần, nhưng không bảo đảm gewerbesteuer luôn được bù hoàn toàn.

E-Rechnung – nghĩa vụ mới từ 2025 mà cả kleinunternehmer cũng phải để ý

Từ 01.01.2025, doanh nghiệp trong nước – kể cả kleinunternehmer – phải có khả năng nhận e-rechnung trong giao dịch B2B. Một hộp thư điện tử hoặc giải pháp nhận hóa đơn điện tử tương thích có thể đủ cho việc tiếp nhận.

• Đến hết 31.12.2026, phần lớn doanh nghiệp vẫn có thể dùng quy định chuyển tiếp để phát hành hóa đơn giấy hoặc, nếu người nhận đồng ý, hóa đơn điện tử dạng khác như PDF.
• Với người xuất hóa đơn có doanh thu năm trước không quá 800.000 euro, giai đoạn chuyển tiếp có thể kéo dài đến hết năm 2027.
• Kleinunternehmer được miễn nghĩa vụ phát hành e-rechnung, nhưng vẫn phải có khả năng nhận hóa đơn điện tử từ đối tác.

Cùng làm tự do nhưng nghĩa vụ thuế không giống nhau

• Dịch thuật, được công nhận là freiberufler: lợi nhuận từ dịch thuật đi vào einkommensteuer; hoạt động có thể chịu umsatzsteuer hoặc áp dụng kleinunternehmer; không chịu gewerbesteuer cho phần nghề tự do.
• Vận hành cửa hàng trực tuyến: lợi nhuận vẫn chịu einkommensteuer; doanh thu vẫn chịu umsatzsteuer hoặc kleinunternehmer; hoạt động thường được xếp vào gewerbe, nên gewerbesteuer có thể phát sinh sau freibetrag 24.500 euro.
• Vừa đi làm hưởng lương, vừa nhận dự án: lương và lợi nhuận từ công việc phụ được cộng lại khi tính einkommensteuer; grundfreibetrag không tách riêng cho từng nguồn thu nhập, còn umsatzsteuer và gewerbesteuer vẫn được xét độc lập theo hoạt động, doanh thu và cách phân loại.

Danh sách việc cần làm ngay khi bắt đầu làm tự do

• Xác định xem hoạt động của bạn có khả năng là freiberufler hay gewerbe.
• Nộp fragebogen zur steuerlichen erfassung qua ELSTER, ghi rõ loại hình hoạt động.
• Ước tính doanh thu và lợi nhuận riêng, thay vì chỉ nhìn tổng tiền khách trả.
• Quyết định có áp dụng kleinunternehmerregelung hay chế độ umsatzsteuer thông thường.
• Kiểm tra nội dung bắt buộc trên hóa đơn và khả năng nhận e-rechnung từ 2025.
• Lưu hóa đơn đầu vào, hợp đồng, chứng từ thanh toán và bằng chứng về chi phí.
• Dành quỹ dự phòng cho einkommensteuer và các khoản tạm nộp theo quý.
• Xin tư vấn chuyên gia nếu có khách hàng nước ngoài, nhiều hoạt động khác nhau hoặc chưa rõ mình là freiberufler hay gewerbetreibender.

Công thức ghi nhớ đơn giản cho người làm tự do

Einkommensteuer nhìn vào thu nhập chịu thuế tổng thể của cá nhân. Umsatzsteuer nhìn vào giao dịch và doanh thu. 

Gewerbesteuer nhìn vào hoạt động gewerbe và gewerbeertrag sau điều chỉnh. 

Còn kleinunternehmer chỉ là quy chế đặc biệt của umsatzsteuer, không phải một loại hình nghề nghiệp riêng.

Tách bạch được bốn yếu tố này, bạn đã nắm được khung sườn hệ thống thuế dành cho người làm tự do ở Đức; phần còn lại nằm ở việc ghi chép đầy đủ, dự phòng tài chính đúng mức và không ngại hỏi chuyên gia khi vấn đề vượt quá tầm kiểm soát. 

Hệ thống thuế Đức không chừa chỗ cho cảm tính, nhưng ai hiểu rõ luật chơi sẽ tránh được phần lớn rủi ro không đáng có.

Thu Phương - © Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC

Báo TINTUCVIETDUC - Trang tiếng Việt nhiều người xem nhất tại Đức

- Báo điện tử tại Đức từ năm 1995 -

TIN NHANH | THỰC TẾ | TỪ NƯỚC ĐỨC