Mở tiệm nail tại Đức năm 2026 đòi hỏi người kinh doanh chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về cư trú, đăng ký doanh nghiệp, thuế, vệ sinh và bảo hiểm. Ngoài ra, chủ tiệm còn phải tuân thủ quy định về mỹ phẩm, an toàn lao động và tiền lương nếu thuê nhân viên.
Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC
1. Kiểm tra quyền tự kinh doanh và lựa chọn hình thức doanh nghiệp
Người Việt không mang quốc tịch Đức hoặc EU cần kiểm tra giấy phép cư trú (Aufenthaltstitel) trước khi mở tiệm. Trên thẻ cư trú hoặc giấy bổ sung (Zusatzblatt), cần chú ý những dòng xác nhận quyền tự kinh doanh.
Nếu giấy tờ ghi được phép tự kinh doanh (Selbständige Tätigkeit gestattet), người sở hữu có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong phạm vi được cấp phép. Trường hợp chỉ ghi được phép làm việc (Erwerbstätigkeit gestattet), cần kiểm tra cụ thể điều kiện đi kèm. Nếu chưa rõ, hãy hỏi Sở Ngoại kiều.
Tiếp theo, chủ tiệm phải chọn hình thức pháp lý. Doanh nghiệp cá nhân (Einzelunternehmen) phù hợp với người tự đứng tên kinh doanh, thủ tục tương đối đơn giản và không yêu cầu vốn tối thiểu. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng tài sản cá nhân.
Nếu có từ hai người cùng góp vốn, công ty hợp danh dân sự (GbR) là một lựa chọn. Hai hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn khác là UG, có thể thành lập với vốn điều lệ từ 1 euro, và GmbH, yêu cầu vốn điều lệ 25.000 euro. Khi thành lập GmbH, thông thường phải góp ít nhất 12.500 euro trước khi đăng ký.
UG và GmbH thường cần hợp đồng thành lập, công chứng tại công chứng viên (Notar), mở tài khoản góp vốn và đăng ký vào Sổ đăng ký thương mại (Handelsregister). Trong khi đó, một tiệm nail cá nhân thường chỉ cần đăng ký kinh doanh theo quy định.
2. Kiểm tra mặt bằng và đăng ký kinh doanh
Trước khi thuê địa điểm, chủ tiệm cần xác nhận mặt bằng được phép sử dụng làm cơ sở dịch vụ nail. Một cửa hàng hoặc văn phòng cũ không mặc nhiên đủ điều kiện chuyển thành tiệm làm móng.
Cần kiểm tra hợp đồng thuê, hệ thống điện, nước, thông gió và khả năng bố trí khu vực làm việc. Nếu phải thay đổi mục đích sử dụng (Nutzungsänderung), chủ kinh doanh có thể cần xin phép cơ quan xây dựng địa phương (Bauamt). Nên xác nhận trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng dài hạn.
Sau đó, chủ tiệm đăng ký kinh doanh (Gewerbeanmeldung) tại cơ quan Gewerbeamt nơi đặt cơ sở. Hồ sơ thường gồm giấy tờ tùy thân, giấy phép cư trú nếu cần, địa chỉ kinh doanh, mô tả ngành nghề và giấy tờ thành lập công ty đối với UG hoặc GmbH.
Ngành nghề có thể ghi theo hoạt động thực tế như thiết kế móng (Nageldesign), tạo mẫu móng (Nagelmodellage), chăm sóc móng (Maniküre) hoặc tiệm nail (Nagelstudio).
3. HWK, IHK và yêu cầu đối với nghề nail
Chủ tiệm cần xác định cơ quan phụ trách ngành nghề giữa Phòng Thủ công nghiệp (Handwerkskammer – HWK) và Phòng Công nghiệp và Thương mại (Industrie- und Handelskammer – IHK).
Từ ngày 9/4/2025, việc phân loại một số hoạt động trong lĩnh vực tiệm nail có thay đổi liên quan đến Luật Nghề thủ công (Handwerksordnung). Hoạt động tạo mẫu và chăm sóc móng có thể thuộc nhóm nghề chăm sóc sắc đẹp (Kosmetiker), nằm trong diện nghề thủ công không yêu cầu chứng chỉ Meister.
Vì vậy, người mở cơ sở mới nên liên hệ HWK tại địa phương để xác định nghĩa vụ đăng ký. Những cơ sở đã hoạt động trước đây thuộc IHK không tự động chuyển sang HWK. Việc phân loại cần căn cứ vào hoạt động thực tế.
4. Đăng ký thuế và lựa chọn chế độ VAT
Sau khi đăng ký Gewerbe, chủ kinh doanh phải gửi tờ khai thông tin thuế (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) qua hệ thống ELSTER. Cơ quan thuế (Finanzamt) sẽ tiếp nhận thông tin về địa chỉ, ngành nghề, ngày bắt đầu kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận dự kiến.
Sau khi xử lý hồ sơ, Finanzamt cấp mã số thuế (Steuernummer). Một số giao dịch trong Liên minh châu Âu có thể cần thêm mã số VAT quốc tế (USt-IdNr.).
Chủ tiệm cũng phải lựa chọn giữa chế độ doanh nghiệp nhỏ (Kleinunternehmerregelung) và chế độ tính VAT thông thường. Theo quy định hiện hành tại §19 UStG, điều kiện về doanh thu gồm không quá 25.000 euro trong năm trước và không quá 100.000 euro trong năm hiện tại.
Đối với năm đầu thành lập, ngưỡng doanh thu áp dụng là 25.000 euro. Người sử dụng chế độ Kleinunternehmer không thu VAT theo cơ chế thông thường trên hóa đơn, nhưng cũng không được khấu trừ VAT đầu vào. Nếu tự nguyện chuyển sang chế độ tính thuế thông thường, việc từ bỏ chế độ doanh nghiệp nhỏ có thể bị ràng buộc tối thiểu năm năm.
Ngoài VAT, chủ tiệm cần tính đến thuế thu nhập (Einkommensteuer) và thuế kinh doanh (Gewerbesteuer). Cá nhân kinh doanh và công ty hợp danh được hưởng mức miễn trừ 24.500 euro lợi nhuận tính thuế kinh doanh mỗi năm.
5. Vệ sinh, hóa đơn và bảo hiểm
Trước khi khai trương, chủ tiệm nên liên hệ cơ quan y tế địa phương (Gesundheitsamt) để xác định yêu cầu vệ sinh. Tùy bang, địa phương và dịch vụ thực hiện, cơ sở có thể phải thông báo hoạt động hoặc lập kế hoạch vệ sinh bằng văn bản (Hygieneplan).
Các yêu cầu cần làm rõ gồm làm sạch, khử khuẩn dụng cụ, xử lý thiết bị có nguy cơ tiếp xúc với máu, vệ sinh bồn rửa và xử lý chất thải. Không phải mọi tiệm nail đều phải áp dụng cùng một quy trình hoặc sử dụng máy hấp tiệt trùng cho tất cả dụng cụ.
Chủ kinh doanh phải ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí và lưu hóa đơn mua vật liệu, thiết bị, tiền thuê nhà cùng chứng từ thanh toán. Nếu dùng máy tính tiền điện tử thuộc diện áp dụng §146a AO, thiết bị phải đáp ứng yêu cầu hệ thống bảo mật TSE. Việc bắt đầu hoặc ngừng sử dụng máy tính tiền phải thông báo với Finanzamt theo thời hạn quy định, thông thường trong vòng một tháng.
Quầy thu tiền truyền thống (offene Ladenkasse) vẫn phải ghi chép doanh thu trung thực và đầy đủ. Thanh toán bằng tiền mặt không đồng nghĩa với việc được miễn nghĩa vụ sổ sách.
Về bảo hiểm, chủ tiệm nên cân nhắc bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh (Betriebshaftpflichtversicherung) và bảo hiểm tài sản (Inhaltsversicherung). Đồng thời, cần kiểm tra nghĩa vụ với tổ chức bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp, đặc biệt là BGW (Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege).
6. Kiểm soát mỹ phẩm và thiết bị làm nail
Từ ngày 1/9/2025, chất TPO (Trimethylbenzoyl Diphenylphosphine Oxide) bị cấm sử dụng trong mỹ phẩm tại Liên minh châu Âu. Các tiệm nail không được tiếp tục sử dụng sản phẩm chứa chất này trên khách hàng, kể cả hàng đã mua trước thời điểm lệnh cấm có hiệu lực.
HEMA và Di-HEMA Trimethylhexyl Dicarbamate không bị cấm hoàn toàn, nhưng sản phẩm chứa các chất này chịu giới hạn sử dụng chuyên nghiệp và phải có cảnh báo theo quy định. Chủ tiệm cần kiểm tra thành phần, nhãn hàng, nhà sản xuất và thông tin sử dụng trước khi mua.
Nếu nhập mỹ phẩm trực tiếp từ ngoài EU, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm nghĩa vụ về đơn vị chịu trách nhiệm tại EU, hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF), đánh giá an toàn và thông báo trên hệ thống CPNP.
Khi mua bàn làm móng, máy mài, máy hút bụi, đèn UV/LED và vật liệu tiêu hao, cần giữ hóa đơn hợp lệ. Tài sản đủ điều kiện có giá mua không quá 800 euro, chưa tính VAT được khấu trừ, có thể được hạch toán ngay theo quy định tài sản giá trị thấp (GWG). Tài sản khác thường phải khấu hao theo thời gian sử dụng (AfA). Đơn hàng từ Temu, Shein hoặc AliExpress cần được kiểm tra kỹ chứng từ và thông tin người bán.
7. Thuê nhân viên và bảo đảm an toàn lao động
Nếu thuê thợ nail, chủ tiệm phải chuẩn bị hợp đồng lao động, đăng ký mã số cơ sở (Betriebsnummer) khi thuộc diện yêu cầu và thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội. Nhân viên làm Minijob phải được đăng ký với Minijob-Zentrale.
Năm 2026, lương tối thiểu tại Đức là 13,90 euro/giờ. Từ ngày 1/1/2027, mức này tăng lên 14,60 euro/giờ. Giới hạn thu nhập Minijob năm 2026 là 603 euro/tháng.
Người lao động trong một số ngành nghề, bao gồm lĩnh vực Kosmetik, thuộc diện phải mang giấy tờ tùy thân khi làm việc theo §2a SchwarzArbG. Chủ tiệm còn phải theo dõi giờ làm, tiền lương, nghỉ phép, nghỉ ốm và lưu hồ sơ nhân viên.
Người sử dụng lao động cũng phải đánh giá nguy cơ tại nơi làm việc (Gefährdungsbeurteilung), hướng dẫn an toàn (Unterweisung) và chuẩn bị biện pháp bảo vệ sức khỏe. Bụi móng, hóa chất, dung dịch làm sạch và tư thế ngồi kéo dài đều cần được kiểm soát. Hệ thống hút bụi, thông gió, ánh sáng và trang bị bảo hộ phải phù hợp với hoạt động thực tế.
8. Những nghĩa vụ khác trước ngày khai trương
Ngoài giấy phép và đăng ký kinh doanh, chủ tiệm cần kiểm tra quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân (DSGVO). Nếu muốn chụp và đăng ảnh bàn tay hoặc hình ảnh khách hàng lên mạng xã hội, cần có sự đồng ý phù hợp.
Cơ sở cũng cần xem xét nghĩa vụ đăng ký bao bì trên hệ thống LUCID nếu thuộc diện điều chỉnh. Nếu phát nhạc phục vụ khách hàng, chủ tiệm phải kiểm tra nghĩa vụ bản quyền với GEMA. Bảng giá, điều kiện đặt lịch, hủy lịch và thanh toán cần được công khai rõ ràng.
Trước khi mở cửa, người kinh doanh nên hoàn thành danh sách kiểm tra gồm quyền tự kinh doanh, hình thức pháp lý, hợp đồng mặt bằng, đăng ký Gewerbe, xác nhận HWK hoặc IHK, hồ sơ thuế ELSTER, yêu cầu của Gesundheitsamt, hóa đơn, bảo hiểm, sản phẩm làm nail và thủ tục lao động.
Các quy định về xây dựng, vệ sinh và thông báo hoạt động có thể khác nhau giữa các bang và địa phương. Vì vậy, hướng dẫn chung không thay thế tư vấn pháp lý hoặc thuế riêng. Chủ tiệm cần xác nhận những yêu cầu áp dụng với cơ quan có thẩm quyền tại địa điểm kinh doanh trước khi khai trương.
(Nội dung được tổng hợp và đối chiếu từ Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de), Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK), và IHK Deutschland.)
Duy Long - Ban Kinh tế & Thuế - © Báo điện tử TIN TỨC VIỆT ĐỨC
