Nếu tiệm Nails vẫn sử dụng offene Ladenkasse thay vì máy tính tiền điện tử, việc ghi chép doanh thu và các khoản thu chi hằng ngày cần được thực hiện đầy đủ, rõ ràng.
Đối với những cơ sở kinh doanh vẫn sử dụng offene Ladenkasse, tức hình thức quản lý tiền mặt không dùng máy tính tiền điện tử, việc ghi chép mỗi ngày là phần công việc không nên xem nhẹ. Đặc biệt với các tiệm Nails, nơi doanh thu đến từ nhiều dịch vụ khác nhau, chủ cơ sở cần theo dõi rõ tiền thu vào, tiền chi ra và các giao dịch phát sinh.
Không có máy tính tiền điện tử không có nghĩa là có thể bỏ qua việc ghi sổ. Một quy trình ghi chép chặt chẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền và có cơ sở giải trình khi cần thiết.
Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC
Dưới đây là 4 việc nên được thực hiện trong quá trình quản lý offene Ladenkasse hằng ngày.
-
Lập Kassenbericht để xác định doanh thu tiền mặt trong ngày
Việc đầu tiên là lập Kassenbericht, tức báo cáo quỹ tiền mặt hằng ngày. Báo cáo này giúp xác định số tiền mặt phát sinh trong ngày và phản ánh tình hình doanh thu tiền mặt của cơ sở kinh doanh.
Thay vì chỉ nhìn số tiền còn lại trong ngăn kéo cuối ngày, chủ tiệm cần có cách ghi chép để biết số tiền đó hình thành từ những khoản thu, chi nào. Đây là cơ sở quan trọng để việc quản lý tiền mặt có thể kiểm tra và đối chiếu.
Đối với tiệm Nails, việc lập Kassenbericht đều đặn cũng giúp chủ tiệm nhanh chóng phát hiện những chênh lệch bất thường giữa doanh thu thực tế và số tiền đang có trong quỹ.
2. Ghi Kassenbuch đầy đủ mọi khoản thu và chi
Bên cạnh báo cáo quỹ, Kassenbuch là phần ghi chép trực tiếp các khoản tiền mặt phát sinh. Sổ quỹ cần phản ánh đầy đủ những khoản tiền thu vào và chi ra trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Điều này có nghĩa là không chỉ doanh thu từ khách hàng mới cần được theo dõi. Những khoản chi bằng tiền mặt liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp cũng cần được ghi nhận để số dư quỹ có thể được đối chiếu một cách rõ ràng.
Việc ghi Kassenbuch đều đặn giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác tiền mặt đang ở đâu và biến động như thế nào, thay vì phải dựa vào trí nhớ hoặc những ghi chép rời rạc.
3. Ghi lại từng dịch vụ và sản phẩm đã bán
Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý đối với các tiệm Nails. Những giao dịch phát sinh trong ngày cần được ghi nhận cụ thể, chẳng hạn như Neumodellage, Auffüllen, Pediküre hoặc các dịch vụ, sản phẩm khác mà khách hàng đã sử dụng và mua.
Quy định về Einzelaufzeichnungspflicht yêu cầu việc ghi nhận từng giao dịch trong những trường hợp thuộc phạm vi áp dụng. Nội dung tham chiếu nêu rõ yêu cầu này tại §146 Abs. 1 AO và lưu ý rằng ngoại lệ đối với việc bán hàng hóa cho khách vãng lai không áp dụng theo cách tương tự đối với hoạt động cung cấp dịch vụ.
Vì vậy, với một tiệm Nails chủ yếu cung cấp dịch vụ, việc chỉ ghi tổng số tiền cuối ngày mà không theo dõi từng dịch vụ phát sinh có thể không đáp ứng yêu cầu ghi chép đặt ra đối với hoạt động kinh doanh.
Chủ tiệm nên xây dựng cách ghi nhận nhất quán ngay từ đầu. Khi mỗi dịch vụ và sản phẩm bán ra được theo dõi rõ ràng, việc đối chiếu doanh thu với tiền mặt cuối ngày cũng trở nên dễ dàng hơn.
4. Zählprotokoll giúp kiểm tra số tiền thực tế cuối ngày
Một bước khác được khuyến nghị là lập Zählprotokoll, tức biên bản kiểm đếm tiền mặt. Cuối ngày, chủ cơ sở có thể đếm toàn bộ tiền trong quỹ và ghi lại số lượng của từng mệnh giá tiền giấy, tiền xu.
Zählprotokoll giúp tạo thêm một lớp kiểm tra đối với số dư tiền mặt thực tế. Khi số tiền đếm được có chênh lệch với số liệu trong sổ quỹ hoặc báo cáo quỹ, chủ tiệm có thể phát hiện vấn đề sớm thay vì để sai lệch kéo dài qua nhiều ngày.
Đây là một bước được khuyến nghị để việc quản lý tiền mặt trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
Ghi chép rõ ràng cũng là cách bảo vệ chính chủ doanh nghiệp
Trong thực tế kinh doanh, đôi khi chủ tiệm có thể nghe những lời khuyên rằng một số khoản không cần ghi hoặc việc ghi chi tiết như vậy là không bắt buộc. Tuy nhiên, với hoạt động sử dụng offene Ladenkasse, việc tổ chức sổ sách rõ ràng vẫn là vấn đề mà chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.
Đối với tiệm Nails, nơi mỗi ngày có thể phát sinh nhiều dịch vụ với giá trị khác nhau, thói quen ghi chép ngay khi giao dịch phát sinh sẽ giúp hạn chế nhầm lẫn. Những con số được ghi đầy đủ cũng giúp chủ tiệm tự kiểm soát hoạt động kinh doanh thay vì chỉ chờ đến lúc cần đối chiếu sổ sách.
Quan trọng hơn, trách nhiệm đối với việc quản lý và ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp cuối cùng vẫn thuộc về người kinh doanh. Vì vậy, thay vì dựa vào lời truyền miệng rằng một việc nào đó không cần ghi, chủ tiệm nên chủ động xây dựng quy trình rõ ràng, thống nhất và thực hiện đều đặn mỗi ngày.
Với offene Ladenkasse, bốn bước gồm lập Kassenbericht, ghi Kassenbuch, ghi nhận từng Geschäftsvorfälle và kiểm đếm tiền bằng Zählprotokoll có thể trở thành một quy trình kiểm soát tiền mặt đơn giản nhưng hữu ích.
Khi sổ sách được cập nhật đầy đủ và số tiền thực tế có thể đối chiếu rõ ràng, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được tình hình tài chính của chính cơ sở mình và chủ động hơn trong việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan.
Nguyễn Cẩm Chi - © Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC
