Một người Việt từng sinh sống gần 40 năm tại Đức chia sẻ kinh nghiệm khi đến Sở ngoại kiều, Sở lao động và các cơ quan hành chính. Chuẩn bị kỹ hồ sơ, đúng giờ và ứng xử lịch sự có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả buổi làm việc.
Ba cô gái Việt Nam vừa rời Sở ngoại kiều ở Đức. Hai người bước đi trong niềm vui, còn một người mắt đỏ hoe, tay xăm trổ, quần bò rách hai đầu gối. Họ vừa đi gia hạn giấy phép cư trú, nhưng chỉ một người có kết quả như mong muốn.
Cảnh tượng này khiến một người Việt đã sống ở Đức gần 40 năm chia sẻ những kinh nghiệm thực tế khi làm việc với cơ quan công sở. Với người mới sang Đức, mỗi buổi hẹn với Sở ngoại kiều, Sở lao động hay cơ quan xã hội đều có thể quyết định nhiều việc quan trọng, từ giấy phép cư trú đến hỗ trợ việc làm.
Đúng giờ là nguyên tắc đầu tiên
Người chia sẻ kinh nghiệm cho rằng đến muộn giờ hẹn là điều tối kỵ khi làm việc với công sở Đức. Buổi hẹn (Termin) thường được xếp chính xác theo thời gian, vì vậy người đi làm việc cần đến đúng giờ.
Tuy nhiên, đến quá sớm cũng không phải lựa chọn tốt. Nhiều phòng chờ của cơ quan công sở có không gian hạn chế và không đủ chỗ ngồi cho người đến sớm.
Kinh nghiệm được đưa ra là đến trước giờ hẹn từ 5 đến 10 phút. Khi đúng giờ, người đi làm việc nên đứng trước cửa phòng khoảng 5 đến 10 giây rồi mới gõ cửa.
Chỉ khi nghe nhân viên mời vào, người đi làm việc mới mở cửa bước vào. Sau lời chào, cần giới thiệu ngắn gọn tên, nơi đến và lý do có mặt theo buổi hẹn.
Khi nhân viên mời ngồi, hãy cảm ơn rồi mới ngồi. Cặp hồ sơ hoặc tài liệu nên đặt gọn gàng trên bàn. Những chi tiết nhỏ này tạo ấn tượng ban đầu với người tiếp công tác.
Trang phục sạch sẽ, trang nhã
Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC
Trang phục không cần đắt tiền hay hàng hiệu, nhưng phải sạch sẽ và phẳng phiu. Người chia sẻ nhấn mạnh rằng diện mạo gọn gàng giúp tạo thiện cảm ngay từ lần gặp đầu tiên.
Với nam giới, râu cần được cạo gọn và tóc phải chải ngăn nắp. Với nữ giới, trang phục không nên lòe loẹt hoặc quá cầu kỳ.
Những người có hình xăm nên cân nhắc mặc áo dài tay để che kín khi đến cơ quan công sở. Nước hoa đậm mùi cũng không nên sử dụng trong buổi làm việc.
Theo người chia sẻ, hình ảnh bên ngoài không quyết định toàn bộ kết quả. Nhưng nó có thể ảnh hưởng đến thiện cảm ban đầu của nhân viên công sở với người đến làm thủ tục.
Hồ sơ phải gọn gàng, dễ tra cứu
Giấy tờ và hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, xếp thứ tự khoa học. Những tài liệu cũ hoặc nhàu nát nên được làm phẳng trước khi mang đi.
Một chiếc cặp tài liệu (Mappe) giá chưa đến 2 euro có thể giúp sắp xếp giấy tờ ngăn nắp. Người dùng nên đặt giấy tờ quan trọng, thường xuyên sử dụng ở phía trên; những giấy tờ ít dùng hơn để phía dưới.
Việc ghi nhớ vị trí từng loại giấy tờ rất quan trọng. Khi nhân viên hỏi về giấy đăng ký cư trú (Anmeldung) hoặc một chứng từ cụ thể, người đi làm việc cần tìm ra ngay, không nên lật tài liệu lộn xộn trước mặt nhân viên.
Trên cặp tài liệu, có thể dùng bút dạ ghi chú rõ loại hồ sơ, chẳng hạn Jobcenter hoặc Sở ngoại kiều (Ausländerbehörde). Đây là chi tiết nhỏ nhưng giúp buổi làm việc diễn ra nhanh và chuyên nghiệp hơn.
Giao tiếp tinh tế, không nịnh nọt
Nhân viên công sở thường được đào tạo bài bản và có trình độ. Vì vậy, lời khen nếu dùng cần tinh tế, tự nhiên, không lộ liễu hay mang tính nịnh nọt.
Người chia sẻ kể từng vào Sở lao động (Arbeitsamt) và khen một chậu cây lớn trong phòng nhân viên.
Lời khen chân thành về cách chăm sóc cây đã khiến nhân viên vui vẻ, mở đầu câu chuyện thoải mái.
Kết quả là buổi làm việc diễn ra suôn sẻ hơn. Đây là ví dụ cho thấy một câu nói lịch sự, đúng lúc có thể tạo không khí dễ chịu giữa hai bên.
Tuy nhiên, kinh nghiệm này không phải công thức áp dụng máy móc. Mỗi nhân viên, mỗi cơ quan và mỗi hoàn cảnh đều khác nhau. Điều quan trọng là thái độ chân thành, tôn trọng và không quá khích lệ.
Chuẩn bị kỹ trước mỗi buổi hẹn
Kinh nghiệm rút ra là sự chuẩn bị chu đáo có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả buổi làm việc với công sở Đức. Đúng giờ, trang phục gọn gàng, hồ sơ ngăn nắp và thái độ lịch sự là những yếu tố cơ bản.
Việc gia hạn giấy phép cư trú ở Đức thường yêu cầu nộp đơn trước khi giấy phép hiện tại hết hạn, kèm theo các giấy tờ như hộ chiếu, ảnh sinh trắc học, chứng minh bảo hiểm y tế và bằng chứng về khả năng tự chu cấp cuộc sống. Cơ quan Sở ngoại kiều sẽ kiểm tra hồ sơ và hẹn gặp để xác nhận thông tin.
Với người mới đến Đức, mỗi buổi hẹn với cơ quan công sở không chỉ là thủ tục hành chính. Đó cũng là cơ hội để thể hiện sự nghiêm túc, có tổ chức và tôn trọng quy trình làm việc của đất nước sở tại.
Những kinh nghiệm được chia sẻ xuất phát từ trải nghiệm thực tế suốt gần 40 năm sống ở Đức.
Chúng không phải quy tắc bắt buộc, nhưng có thể giúp người mới hội nhập thuận lợi hơn trong quá trình làm việc với các cơ quan hành chính.
Cẩm Chi - © Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC
