Người dân tại Đức không bắt buộc phải lưu giữ sao kê tài khoản ngân hàng trong một thời hạn nhất định, nhưng các chuyên gia khuyến nghị nên giữ ít nhất 3 năm. Tùy thuộc vào nguồn thu nhập, hoạt động kinh doanh và những giao dịch tài chính lớn, thời gian lưu trữ có thể kéo dài đến 6 hoặc 10 năm.
Sao kê tài khoản ngân hàng là giấy tờ quan trọng giúp người dân tại Đức chứng minh các khoản thanh toán, giải quyết tranh chấp và chuẩn bị hồ sơ thuế. Dù cá nhân thông thường không có nghĩa vụ pháp lý phải lưu giữ loại giấy tờ này, Hiệp hội Ngân hàng Đức khuyến nghị nên giữ ít nhất 3 năm.
Với một số nhóm thu nhập và hoạt động kinh doanh, thời hạn cần lưu trữ có thể kéo dài đến 6 hoặc 10 năm.
Ảnh minh họa - © Báo điện tử tin tức VIỆT ĐỨC
Cá nhân nên giữ sao kê ngân hàng ít nhất 3 năm
Tại Đức, các ngân hàng cung cấp sao kê tài khoản (Kontoauszüge) để khách hàng theo dõi những khoản tiền vào và ra. Tài liệu này ghi nhận các giao dịch như chuyển khoản, thanh toán hóa đơn, tiền thuê nhà, tiền mua sắm và những khoản thu nhập định kỳ.
Đối với người dân sử dụng tài khoản cho mục đích cá nhân, pháp luật nhìn chung không quy định nghĩa vụ phải lưu giữ sao kê trong một khoảng thời gian cố định. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa người dùng nên xóa hoặc vứt bỏ giấy tờ ngay sau khi kiểm tra giao dịch.
Hiệp hội Ngân hàng Đức khuyến nghị cá nhân nên giữ sao kê trong khoảng 3 năm. Đây là khoảng thời gian hữu ích để đối chiếu các khoản thanh toán khi phát sinh bất đồng với doanh nghiệp, chủ nhà hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
Chẳng hạn, một người thuê nhà có thể cần chứng minh mình đã chuyển tiền thuê đúng hạn. Nếu chủ nhà cho rằng một tháng nào đó chưa nhận được tiền, sao kê ngân hàng sẽ giúp người thuê kiểm tra ngày chuyển khoản, số tiền và tài khoản nhận.
Tương tự, khi xảy ra tranh chấp về hóa đơn điện, nước, điện thoại hoặc một giao dịch mua hàng, người tiêu dùng có thể sử dụng sao kê để chứng minh khoản tiền đã rời khỏi tài khoản. Tài liệu này cũng hỗ trợ việc kiểm tra những khoản thanh toán định kỳ mà khách hàng có thể không còn nhớ rõ.
Những giao dịch lớn cần lưu giữ lâu hơn
Không phải mọi sao kê đều có giá trị như nhau. Với những giao dịch có giá trị lớn hoặc liên quan đến tài sản quan trọng, người dân nên lưu giữ chứng từ lâu hơn mức khuyến nghị 3 năm.
Hai ví dụ điển hình là mua nhà và mua ô tô. Những giao dịch này thường liên quan đến số tiền lớn, nhiều đợt thanh toán và các thỏa thuận tài chính kéo dài. Sao kê giúp chủ sở hữu kiểm tra dòng tiền, chứng minh khoản thanh toán và đối chiếu thông tin khi cần thiết.
Đối với giao dịch mua bất động sản, người mua có thể cần kiểm tra lại khoản tiền đặt cọc, tiền thanh toán theo hợp đồng hoặc những khoản chi liên quan. Nếu phát sinh bất đồng về thanh toán, chứng từ ngân hàng có thể hỗ trợ xác định giao dịch đã diễn ra như thế nào.
Việc thay đổi tình trạng cá nhân cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính và nhu cầu lưu trữ giấy tờ. Kết hôn là một ví dụ được khuyến nghị cần chú ý. Khi hai người bắt đầu quản lý tài chính chung, các khoản chuyển tiền và chi tiêu có thể liên quan đến nhiều nghĩa vụ khác nhau.
Vì vậy, người dân không nên chỉ căn cứ vào thời hạn 3 năm để quyết định loại bỏ toàn bộ sao kê cũ. Với những giao dịch đặc biệt, thời gian lưu trữ nên dài hơn để bảo đảm khả năng đối chiếu khi cần.
Người có thu nhập từ tài sản và cho thuê nhà phải lưu 6 năm
Một nhóm khác cần đặc biệt quan tâm đến thời hạn lưu giữ sao kê là những cá nhân có nguồn thu nhập thuộc Điều 22 Luật Thuế thu nhập của Đức. Nhóm này bao gồm một số khoản thu nhập từ tài sản và hoạt động cho thuê bất động sản.
Đối với những người thuộc diện này, thời hạn lưu giữ sao kê tài khoản được nêu là 6 năm. Đây là khoảng thời gian dài hơn đáng kể so với khuyến nghị 3 năm dành cho cá nhân thông thường.
Chẳng hạn, một người sở hữu căn hộ cho thuê có thể nhận tiền thuê nhà hàng tháng thông qua chuyển khoản ngân hàng. Các sao kê tương ứng giúp người đó kiểm tra khoản thu, đối chiếu số tiền nhận được và phục vụ việc chuẩn bị hồ sơ thuế.
Những người có thu nhập từ tài sản cũng cần phân biệt rõ các khoản tiền phát sinh trong tài khoản. Việc lưu giữ chứng từ đầy đủ giúp họ dễ dàng xác định nguồn gốc giao dịch khi cần giải trình.
Đối với nhóm này, xóa sao kê quá sớm có thể khiến quá trình kiểm tra tài chính và thuế trở nên khó khăn. Vì vậy, thời hạn 6 năm cần được tính đến khi tổ chức hồ sơ cá nhân.
Người kinh doanh phải lưu giữ chứng từ trong 10 năm
Quy định dành cho người kinh doanh nghiêm ngặt hơn so với cá nhân sử dụng tài khoản thông thường. Những người hoạt động kinh doanh phải lưu giữ các tài liệu và sao kê chi tiết tài khoản trong thời hạn 10 năm.
Yêu cầu này gắn với nghĩa vụ kế toán và quản lý chứng từ trong hoạt động kinh doanh. Sao kê ngân hàng giúp đối chiếu doanh thu, chi phí, khoản thanh toán cho đối tác và những giao dịch liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với người kinh doanh tự do, chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp, các giao dịch ngân hàng thường xuyên liên quan trực tiếp đến sổ sách kế toán. Nếu thiếu chứng từ, họ có thể gặp khó khăn khi kiểm tra lại khoản thu chi hoặc giải trình các giao dịch.
Do đó, người kinh doanh cần xây dựng hệ thống lưu trữ riêng, bảo đảm có thể tìm lại tài liệu trong suốt thời hạn quy định. Việc phân loại theo năm, tháng và tài khoản sẽ giúp quá trình tra cứu thuận tiện hơn.
Mất sao kê cũ có thể yêu cầu ngân hàng cấp lại
Trong trường hợp không tìm thấy sao kê cần thiết, khách hàng vẫn có thể liên hệ ngân hàng để yêu cầu cấp lại. Tuy nhiên, dịch vụ này thường phải trả phí. Mức phí cụ thể phụ thuộc vào ngân hàng và yêu cầu của từng khách hàng.
Khách hàng nên cung cấp thông tin về khoảng thời gian cần tra cứu và những giao dịch muốn tìm. Ngân hàng sẽ kiểm tra khả năng cung cấp lại tài liệu theo dữ liệu còn lưu trữ trong hệ thống.
Ngoài hình thức sao kê giấy, nhiều ngân hàng tại Đức hiện cung cấp dịch vụ lưu trữ chứng từ điện tử. Khách hàng có thể đăng nhập vào tài khoản ngân hàng trực tuyến để xem, tải xuống hoặc in các sao kê của những năm trước.
Hình thức này giúp giảm nguy cơ thất lạc giấy tờ và tiết kiệm không gian lưu trữ. Tuy nhiên, người dùng vẫn nên chủ động tải các tài liệu quan trọng về thiết bị cá nhân hoặc lưu trong hệ thống lưu trữ an toàn.
Đối với người chỉ sử dụng tài khoản cho nhu cầu sinh hoạt, mốc 3 năm là khuyến nghị cần ghi nhớ. Người có thu nhập từ tài sản hoặc cho thuê bất động sản cần chú ý thời hạn 6 năm, trong khi người kinh doanh phải lưu giữ chứng từ trong 10 năm. Những giao dịch lớn như mua nhà, mua ô tô và các thay đổi quan trọng về tài chính cá nhân cũng cần được lưu trữ lâu hơn để phục vụ việc đối chiếu sau này.
Thanh Bình - © Báo TIN TỨC VIỆT ĐỨC
